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フリーランスママの私が手放せなくなった管理ツール8つ

フリーランスママの私が手放せなくなった管理ツール8つ

個人事業主になり、フリーで仕事を請けていると、会計・仕事・スケジュールといった処理や管理は全て自分でやらなければなりません。

また、育児中のママの場合は「ママ業」も同時並行で進めなければなりません。

把握すべきことが山積! 頭がパンクしそうなママ・フリーランサーの私が毎日を無事に過ごすために愛用している便利アイテムを紹介します。

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ポイントは「会計」「クライアント情報」「スケジュール」

フリーランスママ三種の神器
育児中のママ・フリーランサーが混同してはいけないこと、忘れてはいけないことはたくさんあります。いろいろな情報を把握しなければなりませんが、ポイントは次の3つではないでしょうか。

  • 個人事業の会計:収支の把握から確定申告まで
  • クライアント情報
  • スケジュール管理:仕事、育児、家庭、自分のプライベートなど

この3つを上手に管理できれば、仕事も育児もスムーズに進み、時間の使い方もうまくなると思いませんか? 段取りよく複数のことを進めていく技を習得できそうですよね?

しかし、そうは言っても管理方法が煩雑だったり、面倒だと続きません。それぞれを簡単に、楽しく管理したいですよね。そのために、自分に合ったソフトやグッズを無料だったり、納得できる価格で入手して使って行きましょう。私が使っているソフトやアプリ、グッズを紹介します。

会計処理で手放せないソフト

フリーランスママの会計処理

1.【MFクラウド確定申告】(オンラインで使う会計ソフト)

会計ソフトはいろいろありますが、年間1万円程度の費用を出してMFクラウド確定申告という会計ソフトを有料利用しています。

無料版も試しましたが、取引内容が多いことやサポートも受けたい、という理由から有料版に変えました。

どんなソフトでもいいのですが、会計処理はぜひソフトを使いたいものです。そのメリットは次の通りです。

  • 事業の収支が簡単に把握できる
  • 青色申告(複式簿記)の帳簿作りが自動でできる
  • 確定申告の書類まで作成できる

私は簿記3級の資格を取っていて、エクセルファイルやノートを使って帳簿などを作成することができます。ですが、やっぱり面倒です。時間がかかります。計算ミスもよくやります。ですから会計ソフトは欠かせません。

確定申告の書類まで作成できて時間を節約できるなら、年間1万円の費用はOKだと思っています。

2.【簿記の本】

ソフトを使えば簡単に帳簿作りができますが、時々「これでよかったっけ?」と思うことがあります。考え方が間違っていないか、確認するために簿記の本を参考にしています。

手元にある本は、簿記3級の資格を取るために活用した通信講座でもらった参考書です。簿記3級の全ての範囲を網羅していて、非常に解りやすく項目毎に解説してくれている上に、実際の事例まで載っているので助かります。

通信講座はお金が掛かりましたが、ずっと使える解りやすくて実用的な参考書が手元に残りますので、意義ある出費だったと思っています。

3.【エクセル】

とにかく面倒くさがり屋の私は計算がイヤなのでエクセルを長く愛用しています。

月一回、会計ソフトの入力内容を見直す際に、エクセルを使って自分で別途帳簿を作り、ソフトの入力内容に誤りがないか確認しています。

二度手間! と思う人もいるでしょう。それなら、最初からエクセルで作れば良いのでは? と思うかもしれません。

会計ソフトに入力した内容が間違っていると、確定申告の内容が間違ってしまいます。しかし、入力内容を目で追うだけでは間違いはなかなか見付からないものです。

私は別の方法で「同じ物ができはず!」という作業をして比較することで、間違いを探す、という方法を取っています。

会計ソフトの入力内容に誤りがないかどうか。このチェック方法は人それぞれだと思いますが、私はエクセルを使って、ひとつの帳簿を自作することで間違い探しをしています。結構、間違いが見付かるんですよね。

ひとつでも間違っていると、そこから先はどんどん合わない点が出てきます。毎月チェックしておけば確定申告前に慌てずに済みます。

クライアント情報の管理に使うグッズ

フリーランスママの情報管理
私は複数のクライアントから仕事を請けています。ありがたいことです。一緒に仕事をする相手が増えてくると、クライアントの情報管理が結構大変になってきます。

クライアントによって仕事に対する要求はさまざまです。「自分の経験談を盛り込んで記事を作って欲しい」「経験談などは抜きで第三者の視点から書いて欲しい」「語尾はです・ますにして欲しい」「親しみやすい文にして欲しい」など、それぞれ条件が異なります。

複数の担当者、連絡先、報酬交渉など、覚えておかないといけないことは数多くありますが、クライアントの数が増えると覚えきれません。

このためエクセルで表を作り、A4用紙1枚につき1クライアントの情報を入力して管理しています。管理番号を付け、請求書発行時に活用したりしています。

本当はメールディーラーなどのような、メールソフトと顧客管理ソフトが一緒になったものを使いたいのですが、そこまで事業規模はありません。

なにかいいソフトがあれば……と思いながら、今はエクセルで作った表を使い、管理しています。

スケジュール管理

フリーランスママにぴったりなスケジュール管理方法
日常的に必要になるのはスケジュール管理だと思います。

依頼を請けた日、進捗状況、納品日、商談日、報酬受取日など、チェックすべき点は沢山あります。

さらに、子育て中だと子供の健診・予防接種スケジュール・行事・病院・習い事も頭に入れておかなければなりません。加えて、実家や親戚付き合い、自分のプライベートや趣味のことも大切ですよね。

こうしたことを混同せず、スマートに管理したい! そんな時に便利なのが次のようなものです。

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4.【チャットワーク】http://www.chatwork.com/ja/

無料で使え、複数の人と同時にチャット会議をしたり、ファイルやメッセージのやり取りが可能なサービスです。基本的にはグループで仕事をする時に便利なソフトなのですが、私は一人で使っています。

使い方は至ってシンプル。なんでもかんでもメモする要領でガンガン入力します。

「A社から仕事。締切1/31。詳細ページはココ(URLを貼る)」

こうしたメモを忘れないうちにどんどん書いて、それぞれのメモの下に表示される「タスク」をクリックし、締切日を設定します。

すると、表示されている画面内に「一週間以内に済ませなければならないタスクO個」と表示され、「仕事残ってるよ~」と常に教えてくれるのです。メモ帳とタスク管理を同時にできるので助かります。

PCで使えるのはもちろん、スマホにアプリを入れて連携させることも可能なので、いつでも簡単にメモができて便利ですよ。

5.【Trello】https://trello.com/

こちらもスケジュール管理で便利なソフトですが、チャットワークが「ノートにメモを書く感じ」なのに対し、Trelloは「ホワイトボードに付箋をペタペタ貼り付けていく感覚」です。パッと視覚的に物事を把握しやすいので、付箋をよく使う人はTrelloがお勧めです。

やらないといけないことを付箋に書いて貼る感覚でペタペタBordといわれる画面に貼り付けます。その仕事に手を付けたら「進行中」という所へ付箋を移動させ、終わったら「完了」の所へ移動させます。

こうすることで、何をやらないといけなくて、どれに手を付けていて、どれが終わっているのか。それが視覚的に把握できます。

チャットワークとTrello、一人で使うならどちらでもいいと思います。好みで選んでください。ただ、私はチャットワークと使ってクライアントとファイルやメッセージのやりとりをしているのでTrelloは使っていません。

でも、付箋をペタペタ貼る感覚、とても解りやすくて好きです。

6.【手帳:yPad 7】

もともとスケジュール管理は手帳で行う派だったので、チャットワークを使っていてもいまだに手帳は手放せません。

このyPadという手帳は「複数のタスクを同時に進めていく人向け」の手帳です。寄藤文平氏が作った手帳で、朝日新聞出版から出ています。スケジュール帳の中では安価な方で、入手しやすいですよ。サイズはB5ノートを横にしたサイズです。

「パッと開けばバーッとわかる」というキャッチコピーのとおり、見開きで二週間分の予定を管理できます。

  • ページ左側:6~24時の区切り
  • ページ右側:20に分けられた自由スペース

こうなっています。ですから、右側に、小学校・保育園・夫の予定・自分の予定・実家や親戚の予定・クライアントA~H・旅行など特別な予定、といったようなことを書き分けています。これなしでは、仕事も子供の行事も夫の予定も管理しきれません。

以前は、このシリーズの中でも「見開きで1ヶ月分の予定を管理できる」というyPad Proを使っていました。しかし、やはり閉じた状態でB4サイズという手帳は大きすぎました。在宅ワークで持ち歩かないと言っても手軽に開くことができなくて、1年間で使うのを止め、yPadに戻りました。

働くママにはイチオシのスケジュール帳です。

7.【日記帳】

大学ノートを使ったり、3年日記帳などを使ったりしていましたが、今は1日1ページタイプ、高橋書店のプレシャスダイアリーを使っています。

献立表だったり、子供の写真、成長記録、大きなニュースなどをイラスト入りで描いています。夜の自分時間に6色のカラーペンを使って1日を振り返りながら描いています。リラックスタイム、愚痴をこぼしたりする時間ですね。

シールやマスキングテープでカラフルにすることも考えましたが、やはり色々買い揃えて工作するのが面倒でした。ですから「ボールペンでかんたん!プチかわいいイラストが描ける本」というのを1冊買い、それを見ながら日記帳に描いています。

フリーランスで仕事をするようになってから得られた、毎日の自分時間。これを堪能しながら日々のなんでもないことを記録していく幸せに浸っています。

オマケ

フリーランスママ必見のノート活用術
フリーランサーだから、という訳ではありませんが、目から鱗だった便利グッズをオマケで紹介しますね。

8.【大学ノート:ロジカルノート】

学生の頃に知っておきたかった! と心底思ったノートです。子供にも使わせたい! と思っています。

そして、このノートを活用して身につけたいのが「100円ノート「超」メモ術」という技です。以前は公式サイトで無料公開されていたのですが、今は単行本を購入するか、Amazonのkindle unlimitedを活用すれば無料で読めるようですね。

この技は、1冊のノートにありとあらゆるメモをしながら、どこになにを書いたのかサッと検索できる、というもの。パソコンにも負けない、瞬間検索機能をノートに搭載できる、という技です。

付箋、メモ用紙、ノートの端など、いろんな所に散らばっていたメモがノート1冊に集約され、しかも、どこになにを書いたか瞬時に見付けることができる! すごいですよね。

ネタなどのメモをよくされる方は、ぜひ、ご覧になってください。本当に目から鱗ですよ。

色々試して自分向きのものを探そう

フリーランスママを助けるグッズ
便利グッズやソフト、アプリはちまたに溢れています。その中から自分向きのものを探すのは大変ですが、とりあえず「試しに使ってみる」が一番だと思います。

無料お試し版のようなものも沢山ありますし、実際に使った人による「使い方紹介」もありますね。そうしたものをチェックしながら、自分向きのサービスを取り入れてみてください。

アナログ派とデジタル派に別れると思います。デジタルは便利ですし欠かせませんが、電源が落ちるとアウトです。スマホは水没すると使えません。ですから、ぜひ、アナログの良さも見直して欲しいなぁ、とアナログ派の私は思います。

これからも色々な便利グッズやアプリ、ツールが出てくると思います。ほとんどが無料お試し版がありますから、積極的に試して円滑なスケジュール管理などに活用していきたいですね。

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